Lo stesso studente inserito tre volte
Nome dello studente, date del turno, netto della scuola partner: scritti nel modulo di iscrizione, riscritti nella pratica, riscritti nella roomlist. Una rinuncia dell’ultimo minuto non arriva mai dappertutto.
Software gestionale per tour operator di viaggi studio
Un solo gestionale per la vacanza studio: dall’iscrizione dello studente al margine reale
DBJOY gestisce iscrizioni, scuole partner, alloggi, studenti e gruppi, rate delle famiglie, documenti di viaggio, fatturazione e margine per turno dei tour operator che vendono viaggi studio all’estero. È costruito sul mestiere del viaggio studio e sulla normativa italiana, non adattato da un prodotto pensato per altri mercati.
Nessuna carta di credito. Nessun rinnovo automatico. I tuoi dati restano tuoi ed esportabili.
- Un solo sistemaIscrizione, turno, documenti, fattura e margine sullo stesso dato.
- Studenti e famiglieAbbinamenti in famiglia, rate, consensi dei minori, gruppo garantito.
- Normativa italianaRegime del margine 74-ter, fattura elettronica, Codice del Turismo.
Il problema
Il viaggio studio è uno solo. I tuoi strumenti sono cinque.
Il preventivo alla scuola nasce in un foglio Excel, le iscrizioni arrivano per email da famiglie e istituti, i posti corso e i letti in famiglia stanno in una cartella condivisa, le rate in un altro file, la fattura in contabilità. Ogni passaggio è una ridigitazione, e ogni ridigitazione è un errore che scoprirai a turno partito.
Scadenze che vivono nella testa di qualcuno
La release dei posti corso di un turno, la rata di una famiglia, il consenso di un minore che manca. Finché è tutto in un foglio, si ricorda solo chi l’ha scritto.
Il margine si scopre a consuntivo
A fine stagione sai quanto hai fatturato. Quanto hai guadagnato su quel turno, su quella scuola partner e su quella destinazione lo ricostruisci a mano, quando ormai non serve più.
Perché DBJOY
Tre cose che distinguono DBJOY dai gestionali generalisti
Non un gestionale generalista con un modulo gruppi
CRM, preventivi e iscrizioni, scuole partner, alloggi, studenti, documenti, amministrazione e reportistica vivono nello stesso database, e tutti parlano la lingua del viaggio studio: turni, settimane di corso, posti in famiglia, quote delle famiglie. L’iscrizione si registra una volta sola e alimenta documenti, fattura e conto economico del turno.
Non è un gestionale per tour operator generalisti con un modulo gruppi attaccato sopra, e non è un modulo da collegare al software che hai già: è il gestionale, dalla richiesta della scuola o della famiglia al margine consuntivato del turno.
- CRM
- preventivo
- iscrizione
- documenti
- fattura
- report
Pensato per studenti, famiglie e scuole, non per prenotazioni singole
Un gruppo scolastico non è una prenotazione più grande: è cento anagrafiche di studenti, cento piani di pagamento delle famiglie, abbinamenti in famiglia ospitante che cambiano fino al giorno prima, consensi dei genitori e dati sanitari dei minori da raccogliere, e una soglia di iscritti sotto la quale il gruppo non è garantito.
DBJOY gestisce studenti e accompagnatori, quote di iscrizione e rate delle famiglie, abbinamenti in famiglia, residence e college, soglie di gruppo garantito e portale iscrizioni per scuole, docenti referenti e genitori. Sono oggetti che un gestionale generalista non modella.
- studenti
- quota di iscrizione
- rate
- abbinamento in famiglia
- gruppo garantito
La normativa italiana è dentro il software, non un adattamento
DBJOY applica il regime IVA del margine previsto dall’art. 74-ter del DPR 633/1972: margine calcolato per turno, natura IVA N5 in fattura, registro delle pratiche, separazione contabile fra corso e alloggio acquistati dalla scuola partner e servizi propri. La fattura alla famiglia o all’istituto parte dai dati già presenti in pratica e viene predisposta per lo SDI.
La vacanza studio è un pacchetto turistico: gli obblighi informativi previsti dal Codice del Turismo (D.Lgs. 79/2011) e dalla Direttiva (UE) 2015/2302 sono parte del flusso documentale della pratica, non un allegato da ricordarsi a mano.
- art. 74-ter
- natura IVA N5
- SDI
- D.Lgs. 79/2011
- Direttiva (UE) 2015/2302
I moduli
Nove aree, un solo database
Ogni modulo lavora sui dati degli altri. È questo che elimina le doppie digitazioni, non la quantità di funzioni.
CRM e commerciale
Anagrafica di scuole, istituti, famiglie e studenti, funnel delle richieste e segmentazione per destinazione, stagione e turno. Sai a che punto è ogni richiesta senza rincorrere le email.
Preventivi e iscrizioni
Configuratore del programma: corso di lingua a settimane, alloggio, volo, transfer ed escursioni. Netto, lordo e mark-up si calcolano mentre componi, con listini stagionali delle scuole partner e cambi valuta.
Iscrizioni e pratiche
Il preventivo confermato diventa fascicolo pratica senza reinserire nulla. Il semaforo delle scadenze mostra opzioni, posti corso in release, rate scadute e consensi mancanti.
Scuole partner e alloggi
Contratti e listini stagionali delle scuole partner, posti corso per turno, letti in famiglia ospitante, residence e college, con vendita e rilascio automatico. Sai sempre quanto hai a disposizione e quando scade il contingente.
Studenti e gruppi
Studenti e accompagnatori, abbinamenti in famiglia ed esigenze speciali, consensi e dati sanitari dei minori, quote di iscrizione e rate delle famiglie, soglia di gruppo garantito, portale iscrizioni per le scuole.
Documenti di viaggio
Welcome pack, foglio notizie, roomlist, liste studenti, biglietti e polizze escono dai dati già presenti in pratica. Cambia un abbinamento in famiglia e il documento si aggiorna con lui.
Amministrazione e fatturazione
Scadenzario delle rate delle famiglie e dei pagamenti alle scuole partner, partite aperte, fatturazione elettronica verso lo SDI e regime IVA del margine art. 74-ter.
Report e marginalità
Cruscotto direzionale e marginalità reale per turno, destinazione e scuola partner. La produzione per scuola partner diventa il tuo argomento nella rinegoziazione del contratto.
Portale, comunicazioni e integrazioni
Area riservata per famiglie, scuole e agenzie, comunicazioni automatiche su conferme, rate e scadenze, survey di fine soggiorno collegate alla pratica, API verso i sistemi che già usi.
Come lavora
Dall’iscrizione al margine, in un flusso solo
Lo stesso dato attraversa tutta l’organizzazione: commerciale, ufficio prodotto, operativo e amministrazione lavorano sullo stesso turno e sulla stessa pratica.
La richiesta di scuola o famiglia diventa preventivo
La richiesta entra nel CRM con destinazione, turno e numero di studenti. Il configuratore compone corso di lingua, alloggio, volo, transfer ed escursioni e calcola netto, lordo e mark-up mentre lavori, con listini stagionali e cambi valuta.
Il preventivo confermato diventa iscrizione
Alla conferma nasce il fascicolo pratica con tutti i dati già dentro: programma, scuola partner, alloggio, studenti, consensi dei minori, rate delle famiglie e date di release dei posti. Da qui partono le richieste alla scuola e il tracciamento delle conferme.
La pratica genera documenti, fattura e margine
Welcome pack, foglio notizie e roomlist escono dai dati della pratica. La fatturazione applica il regime del margine 74-ter e il cruscotto mostra la marginalità reale per turno, destinazione e scuola partner.
Per chi
Chi usa DBJOY tutti i giorni
Tour operator di viaggi studio
Chi costruisce e vende vacanze studio e soggiorni linguistici: scuole partner all’estero, listini stagionali, posti corso per turno e marginalità da difendere turno per turno.
Gruppi scolastici e scuole
Chi organizza stage linguistici e viaggi d’istruzione con istituti e docenti referenti: iscrizioni, gratuità accompagnatori, dati dei minori e soglie di gruppo garantito.
Agenzie e consulenti di programmi studio
Chi vende programmi studio di altri operatori o li organizza in proprio, e ha bisogno di un back office da tour operator senza cambiare mestiere.
Dati e continuità
I tuoi dati restano tuoi
I dati che inserisci in DBJOY sono i tuoi: anagrafiche di studenti e famiglie, storico delle iscrizioni, contratti con le scuole partner, marginalità. Restano esportabili anche se un domani decidi di cambiare software. Un gestionale che tiene in ostaggio lo storico non è un fornitore, è un vincolo.
- Dati degli studenti, minori compresi, trattati secondo il GDPR.
- Esportazione dello storico in formati aperti.
- Backup e continuità del servizio documentati.
Integrazioni
Resta collegato a ciò che già usi
DBJOY non pretende di sostituire la tua contabilità né il CRM che il commerciale usa da anni. Espone API e integrazioni per far viaggiare i dati verso i sistemi che hai già, così l’amministrazione e il commercialista continuano a lavorare come sanno.
- Scambio dati con il software di contabilità.
- Collegamento con CRM esterni e strumenti di marketing.
- API per canali di vendita e sistemi di terze parti.
Domande frequenti
DBJOY si usa dal browser o va installato sui computer dell'ufficio?
DBJOY è un’applicazione web: si usa dal browser, con le credenziali assegnate a ogni utente, senza installare un programma su ciascuna postazione. Chi lavora in ufficio, chi è in fiera e chi accompagna un gruppo di studenti vede la stessa pratica aggiornata.
Questo significa anche che gli aggiornamenti del software non richiedono un intervento su ogni computer, e che l’accesso può essere revocato o limitato per singolo utente quando il team cambia.
In DBJOY lavora solo l'ufficio prodotto o anche commerciale e amministrazione?
In DBJOY lavorano tutte le funzioni che toccano la pratica. Il commerciale segue richieste di scuole e famiglie nel CRM, l’ufficio prodotto costruisce programmi e gestisce scuole partner e alloggi, l’operativo segue studenti, documenti e scadenze, l’amministrazione emette fatture e controlla rate e margine.
È il motivo per cui il dato si inserisce una volta sola: ogni reparto lavora sulla stessa pratica, con permessi diversi, invece di scambiarsi file.
DBJOY serve anche a chi vende tramite agenzie e consulenti e non solo alle famiglie?
Sì. In DBJOY l’agenzia o il consulente che vende programmi studio è un tipo di cliente con le sue condizioni: listini dedicati, commissioni, referenti e storico delle iscrizioni intermediate. Il preventivo e i documenti possono essere prodotti nella forma che serve all’agenzia, mentre la marginalità resta calcolata sul netto reale del tour operator.
Chi vende su entrambi i canali gestisce diretto e intermediato nello stesso sistema, senza tenere due archivi paralleli.
Posso usare DBJOY solo per i gruppi scolastici e lasciare le iscrizioni individuali come le gestisco oggi?
Si può iniziare da un perimetro ristretto — per esempio i soli gruppi scolastici, o una sola destinazione — e allargarlo dopo. È l’approccio che di solito si usa durante la prova gratuita di 3 mesi: si porta in DBJOY un turno reale e completo, invece di provare tutto a metà.
Va detto però che il vantaggio principale di DBJOY nasce quando preventivi, iscrizioni, documenti e amministrazione stanno nello stesso posto: tenere metà del lavoro fuori dal sistema riporta le doppie digitazioni che DBJOY serve a eliminare.
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Prova DBJOY sui tuoi turni veri, per tre mesi
Configuriamo insieme il sistema sui tuoi listini, le tue scuole partner e le tue destinazioni. Alla fine dei tre mesi decidi tu, senza vincoli.
Richiedi la tua prova gratuita di 3 mesi
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