Prima del turno si vende
CRM, preventivi e iscrizioni governano la trattativa: chi ha chiesto quale corso e quale turno, con quale netto della scuola partner, con quale mark-up e con quale scadenza di opzione.
Funzionalità
Nove moduli, un solo database, dall’iscrizione al margine
DBJOY copre l’intero ciclo della vacanza studio: richiesta della famiglia, preventivo, iscrizione, scuola partner, alloggio, studenti, documenti, fatturazione e margine. Questa pagina è l’indice ragionato del prodotto: per ogni modulo trovi il beneficio di business e il rimando alla pagina di dettaglio.
Come leggere questa mappa
I moduli non sono nove prodotti: sono nove viste sullo stesso turno
Un tour operator di viaggi studio non lavora per funzioni, lavora per iscrizioni e per turni. Lo stesso turno passa dal commerciale, da chi contratta le scuole partner, dall’operativo e dall’amministrazione. In DBJOY quel passaggio non è un trasferimento di file: è la stessa pratica vista da ruoli diversi.
Durante l’organizzazione si esegue
Scuole partner, alloggi, studenti e documenti governano l’operatività: posti disponibili per turno, conferme ricevute, abbinamenti in famiglia, welcome pack emessi.
Dopo si fattura e si misura
Amministrazione e reportistica chiudono il ciclo: fattura elettronica, regime del margine art. 74-ter, rate incassate dalle famiglie, pagamenti alle scuole e margine reale del turno.
I nove moduli
Ogni modulo e il beneficio che porta
Sotto ogni titolo c’è il motivo per cui quel modulo esiste. Le funzioni vengono dopo il problema che risolvono.
1. CRM e commerciale
Sai a che punto è ogni richiesta e da quali famiglie, istituti e agenzie arriva il fatturato. Ogni contatto ha un proprietario, uno stato e una data di prossima azione, stagione dopo stagione.
2. Preventivi e iscrizioni
Il preventivo si costruisce una volta sola: settimane di corso, turno, alloggio e transfer, con netto, lordo e mark-up calcolati mentre lo componi. Listini stagionali e cambi valuta evitano il ricalcolo a mano.
3. Pratiche e prenotazioni
L’iscrizione confermata diventa fascicolo pratica: nessun reinserimento, scadenze sotto controllo. Opzioni sui posti del turno e date di release restano visibili a chi opera, non solo a chi le ha scritte.
4. Scuole partner e alloggi
Sai in ogni momento quanti posti hai su ogni turno, quanti ne hai venduti e quando scade il contingente. La produzione per scuola partner diventa il tuo argomento quando rinegozi listini e commissioni.
5. Studenti e gruppi
Gestisci molti studenti, rate della famiglia e roomlist senza costruire un Excel per ogni turno. Consensi, dati sanitari e allergie dei minori stanno nella pratica, non nella casella di posta.
6. Documenti di viaggio
Welcome pack, roomlist, abbinamenti in famiglia e liste studenti escono dai dati della pratica, non da un copia-incolla. Cambia un abbinamento e il documento si rigenera con il dato aggiornato.
7. Amministrazione e fatturazione
Il margine art. 74-ter si calcola sui dati già in pratica e la fattura elettronica parte da lì. Quote di iscrizione, rate delle famiglie e partite aperte stanno nello stesso posto.
8. Report e marginalità
Vedi la marginalità reale per turno, destinazione e scuola partner, non solo il fatturato. Il confronto fra preventivato e consuntivo mostra dove il margine si è perso.
9. Portale e integrazioni
Famiglie, istituti e agenzie trovano da soli i loro documenti, e i sistemi che già usi restano collegati. Le comunicazioni su conferme, rate e scadenze partono dalla pratica.
Il pilastro
Perché i moduli condividono lo stesso database
Il dato si inserisce una volta sola
Il nome di uno studente, le date del turno, il netto della scuola partner e il cambio applicato esistono in un solo punto. Il preventivo confermato diventa iscrizione e fascicolo pratica portandosi dietro corso, alloggio, scadenze e partecipanti. La pratica genera i documenti di viaggio. Gli stessi importi alimentano la fattura e il conto economico del turno.
È questo che elimina le doppie digitazioni, non la quantità di funzioni. Quando il dato è unico, una correzione fatta il giorno prima della partenza arriva ovunque: sul welcome pack, sulla roomlist, sulla richiesta alla scuola partner e sul margine.
- Nessun export da un sistema e import nell’altro per far avanzare un’iscrizione.
- Nessun foglio parallelo tenuto in vita perché il gestionale si ferma prima.
- Una sola versione della verità quando commerciale e amministrazione non concordano.
- CRM
- preventivo
- iscrizione
- documenti
- fattura
- margine
DBJOY non è un gestionale per tour operator generalisti con un modulo gruppi attaccato sopra: è costruito sul mestiere del viaggio studio. Un booking engine gestisce la vendita. Un software di contabilità gestisce la fattura. Un foglio di calcolo gestisce i posti per turno. Nessuno dei tre sa che stanno parlando dello stesso turno, e il compito di ricordarselo resta a una persona.
Dove approfondire
Le cinque pagine di dettaglio
I nove moduli sono raccontati per intero in cinque pagine, raggruppate come si lavora davvero in una stagione di viaggi studio.
Preventivi e iscrizioni
Moduli 1, 2 e 3. Dalla richiesta della famiglia al preventivo multi-opzione, dalla conferma all’iscrizione e al fascicolo pratica, con settimane di corso, turni, listini stagionali, cambi valuta e date di release.
Scuole partner e alloggi
Modulo 4. Anagrafica delle scuole partner, listini stagionali e commissioni, posti contingentati per turno in famiglia ospitante, residence e campus, vendita, rilascio e conferme.
Studenti e gruppi
Moduli 5 e 6. Studenti e abbinamenti in famiglia, consensi e dati sanitari dei minori, quota di iscrizione e rate, accompagnatori e gratuità, soglia di gruppo garantito, portale iscrizioni e documenti di viaggio.
Amministrazione e fatturazione
Modulo 7. Scadenzario delle rate delle famiglie e dei pagamenti alle scuole, partite aperte, fatturazione elettronica verso lo SDI con natura N5 e regime IVA del margine art. 74-ter DPR 633/1972.
Report e marginalità
Modulo 8. Cruscotto direzionale, marginalità reale per turno, destinazione e venditore, produzione per scuola partner e confronto fra preventivato e consuntivo.
Portale e integrazioni
Modulo 9. Area riservata per famiglie, istituti e agenzie, iscrizioni online, comunicazioni collegate alla pratica e scambio dati con i sistemi che l’operatore già usa.
Se stai valutando DBJOY
Guarda i moduli dal punto di vista del tuo lavoro
La stessa funzione pesa in modo diverso a seconda di come si vende. Chi costruisce vacanze studio a catalogo guarda prima ai cambi valuta e alla marginalità per scuola partner. Chi lavora con gli istituti guarda prima alle rate delle famiglie, alle gratuità degli accompagnatori e alla soglia di gruppo garantito. Chi consiglia programmi studio allo sportello cerca un back office che parli la lingua del viaggio studio.
- DBJOY per i tour operator di viaggi studio
- DBJOY per i gruppi scolastici e le scuole
- DBJOY per le agenzie e i consulenti
La prova gratuita di tre mesi parte dalla configurazione sui tuoi listini, le tue scuole partner e i tuoi turni reali, così valuti i moduli sul tuo lavoro e non su una demo generica.
Domande frequenti
Posso attivare solo alcuni moduli di DBJOY o vanno presi tutti insieme?
Il perimetro di partenza si decide insieme: un tour operator di viaggi studio può accendere prima le aree che risolvono il problema più costoso, per esempio preventivi e iscrizioni, e allargare dopo ad amministrazione e reportistica. I moduli di DBJOY però lavorano sullo stesso database, e il vantaggio nasce quando il dato attraversa tutto il ciclo senza essere reinserito.
Ogni utente vede tutto oppure si possono limitare i permessi per ruolo?
In DBJOY l’accesso è nominale e i permessi si assegnano per ruolo. Un venditore, un operativo e chi si occupa di amministrazione non hanno bisogno delle stesse informazioni: i netti delle scuole partner, i margini di turno e i dati sanitari dei minori sono dati che conviene riservare a poche persone. La configurazione dei profili si imposta in fase di avvio.
Se cambia il turno di uno studente a pratica aperta, cosa si aggiorna a valle?
In DBJOY le date del turno sono un dato della pratica, non un testo ripetuto in cinque documenti. Cambiarle significa aggiornare la pratica: corso, alloggio, transfer, scadenze delle rate e documenti di viaggio si ricostruiscono da quella base dati. È il motivo per cui una modifica dell’ultimo minuto non resta indietro in un welcome pack già stampato.
DBJOY tratta allo stesso modo un’iscrizione individuale e un gruppo scolastico?
No, e la differenza è voluta. Un’iscrizione individuale è una pratica con uno studente e un’unica famiglia pagante. Un gruppo scolastico porta con sé l’elenco degli studenti, le rate delle famiglie, la roomlist, gli abbinamenti in famiglia, i docenti accompagnatori con le loro gratuità e una soglia di gruppo garantito. DBJOY gestisce entrambe le forme nello stesso sistema, con gli strumenti che ciascuna richiede.
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