Andamento del periodo
Iscrizioni per turno, per destinazione e per programma, con il confronto anno su anno sul periodo corrispondente della stagione precedente.
Funzionalità
Il fatturato dice quanto hai venduto. Il margine dice se è servito.
L’ottavo modulo di DBJOY trasforma i dati operativi in decisioni: cruscotto direzionale, marginalità reale per turno, destinazione e programma, produzione per scuola partner e confronto fra quello che avevi preventivato e quello che hai consuntivato.
Cruscotto direzionale
Una schermata che dice come sta andando la stagione
Il cruscotto legge le pratiche vive e quelle chiuse: venduto del periodo, iscrizioni aperte, turni in partenza, rate attese, margine maturato. Non è un report da chiedere a qualcuno, è la prima cosa che vedi entrando.
Che cosa richiede attenzione
Allotment in scadenza, release vicine, rate delle famiglie non incassate, turni ancora sotto la soglia di gruppo garantito.
Un solo dato di partenza
Il cruscotto non ha un database suo. Legge le stesse pratiche su cui lavorano commerciale, operativo e amministrazione, quindi non serve consolidare nulla.
Marginalità
Il margine si legge dove nasce: sulla singola pratica
Ricavo, costo dei servizi, margine
Ogni pratica porta i suoi ricavi e i suoi costi: netti della scuola partner e dell’alloggio nella valuta del contratto, cambi applicati, penali, no-show, gratuità concesse agli accompagnatori. Il margine della pratica è la differenza fra quello che hai incassato e quello che hai speso davvero per quel turno, non una media di reparto.
Da lì i numeri si aggregano lungo le dimensioni che contano davvero quando si decide dove investire la prossima stagione.
- Per destinazione: quali mete rendono e quali si vendono soltanto.
- Per venditore o promotore: chi porta volume e chi porta margine, che non coincidono.
- Per programma: vacanza studio di gruppo, stage linguistico, iscrizione individuale, anno all’estero.
- Per canale: vendita diretta, istituti scolastici e agenzie o consulenti, con condizioni diverse.
- margine per turno
- destinazione
- scuola partner
- programma
- stagione
Preventivato e consuntivo
Il confronto che spiega dove il margine si è perso
Un turno si vende su un margine previsto e si chiude su un margine reale. La distanza fra i due non è un caso: ha sempre un motivo, e il motivo è recuperabile solo se lo vedi.
Le cause tipiche
- Netto confermato dalla scuola partner diverso da quello preventivato.
- Cambio valuta cambiato fra preventivo e pagamento.
- Posti in famiglia o in residence rilasciati tardi, con penale a carico tuo.
- Sconti e gratuità concessi in chiusura per non perdere il gruppo.
- Servizi aggiunti in corso d’opera e non riaddebitati.
Che cosa ci fai
Se lo scostamento è ricorrente su una destinazione, il problema è nel listino. Se è ricorrente su una scuola partner, il problema è nel contratto. Se è ricorrente su un venditore, il problema è nella politica di sconto.
Tre diagnosi diverse, tre azioni diverse. Senza il confronto restano tutte e tre “quest’anno è andata peggio”.
Chi legge cosa
Tre ruoli, tre domande, gli stessi dati
Un report serve se risponde alla domanda che qualcuno si sta facendo oggi. In DBJOY le viste cambiano con il ruolo, ma poggiano tutte sulle stesse pratiche: nessuno lavora su un estratto diverso da quello del collega.
La direzione
Dove sta il margine della stagione e dove si sta erodendo. Quali destinazioni e quali scuole partner meritano più allotment e quali vanno ridimensionate prima di firmare i contratti dell’anno prossimo.
L’ufficio prodotto
Quali listini reggono il confronto con i netti realmente confermati e quali vanno rivisti. Quali turni riempiono davvero e quali restano sotto la soglia di gruppo garantito ogni anno.
Il commerciale
Quali iscrizioni sono ancora aperte, quali allotment scadono a breve, quali istituti e quali agenzie tornano ogni stagione oltre al singolo colpo.
I report si esportano per essere condivisi con chi non entra nel gestionale, dal consiglio di amministrazione allo studio che segue la contabilità. I dati restano tuoi ed esportabili anche se un domani decidi di cambiare software.
Produzione per scuola partner
Presentati alla rinegoziazione con i tuoi numeri
Il report di produzione per scuola partner mostra quanti studenti, quante settimane di corso e quale volume di acquistato sono passati da ciascuna scuola, su quali turni e con quale marginalità per te. È il documento che cambia il tono di una trattativa di rinnovo: non chiedi condizioni migliori in astratto, le chiedi sul valore che hai portato.
Lo stesso report dice l’altra metà della storia: i posti contrattati e non venduti e i turni chiusi sotto la soglia di gruppo garantito. Un allotment che resta invenduto pesa in trattativa quanto uno venduto male, e conviene vederli insieme prima di firmare la stagione successiva.
Domande frequenti
Perché guardare il margine per pratica e non solo il fatturato?
Il fatturato dice quanto un tour operator di viaggi studio ha venduto, non quanto ha guadagnato. Due turni con lo stesso incasso possono chiudere con margini molto diversi per un supplemento non previsto, un cambio valuta sfavorevole o le gratuità concesse agli accompagnatori. In DBJOY il margine è calcolato sulla pratica, così il confronto fra programmi e destinazioni si fa su un dato utile.
Posso vedere la marginalità per turno, destinazione e scuola partner?
La reportistica di DBJOY legge i dati che le pratiche hanno già prodotto, quindi la marginalità può essere osservata per turno, destinazione, scuola partner, programma, venditore o promotore e stagione. È il modo per capire se un programma che genera molto volume stia effettivamente contribuendo al risultato, o se stia solo occupando il tempo dell’ufficio prodotto.
Come si usa la produzione per scuola partner nella rinegoziazione dei contratti?
Arrivare a una rinegoziazione sapendo quanti studenti, quante settimane di corso e quale valore un tour operator ha portato a quella scuola partner cambia la conversazione. In DBJOY il volume per scuola partner si ricava dalle pratiche già gestite, per turno e per destinazione, senza sommare a mano gli ordini di una stagione. È un argomento numerico, non un’impressione.
I report si possono esportare o vanno letti solo a video?
I dati di DBJOY restano dell’operatore e sono esportabili, report inclusi: servono per il consiglio di amministrazione, per il commercialista e per le analisi che ogni azienda fa con i propri strumenti. Formati disponibili e livello di dettaglio dell’esportazione vengono definiti in fase di configurazione, insieme a chi ha il permesso di estrarre dati economici.
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