Un’anagrafica sola
Famiglie, istituti, docenti referenti e agenzie stanno nello stesso archivio, con referenti, condizioni commerciali e storico delle iscrizioni. Chi risponde al telefono vede tutto il pregresso.
Funzionalità
Dalla richiesta all’iscrizione dello studente, senza reinserire nulla
CRM e commerciale, preventivazione, iscrizioni e pratiche sono i primi tre moduli di DBJOY. Lavorano sullo stesso dato: la richiesta della famiglia diventa preventivo, il preventivo confermato diventa iscrizione e la pratica porta con sé scadenze, opzioni e date di release.
Modulo 1 — CRM e commerciale
Sai a che punto è ogni trattativa, e da dove arriva il fatturato
Una richiesta che resta in una casella di posta è una richiesta che nessuno sta seguendo. In DBJOY ogni richiesta entra in anagrafica con destinazione, turno di partenza, numero di studenti, canale di provenienza e venditore che la segue.
Stato e prossima azione
Ogni trattativa ha uno stato, un proprietario e una data di prossima azione. Le richieste ferme risalgono da sole, invece di spegnersi in silenzio.
Origine del fatturato
Destinazione, turno, scuola partner e venditore restano attaccati alla trattativa fino al consuntivo. Il commerciale smette di essere una scatola nera.
Modulo 2 — Preventivazione
Il preventivo si costruisce una volta sola
Netto, lordo e mark-up si calcolano mentre componi
Il configuratore compone il programma studio: corso di lingua a settimane, con livello e turno di inizio, alloggio in famiglia ospitante, residence o campus, pasti, transfer da e per l’aeroporto, volo, attività ed escursioni, assicurazione studenti. Per ogni riga entra il netto della scuola partner e la regola di ricarico. DBJOY calcola il lordo e il mark-up mentre lavori, sulla singola riga e sul totale del preventivo. Il margine non è più una verifica da fare alla fine con la calcolatrice.
I listini stagionali della scuola partner gestiscono i turni: alta stagione, bassa stagione e settimane speciali cambiano il netto senza costringerti a duplicare il preventivo. I servizi acquistati in valuta estera entrano al cambio impostato per il preventivo, così il prezzo di vendita nasce già coerente con il costo che sosterrai.
- netto
- lordo
- mark-up
- listini scuola
- turni
- cambi valuta
Un preventivo, più opzioni
Una famiglia raramente compra la prima versione. Con DBJOY costruisci più opzioni dello stesso programma: due settimane di corso o tre, famiglia ospitante o residence, turno di luglio o di agosto, con o senza escursioni. Ogni opzione porta il proprio netto, il proprio lordo e la propria quota per studente, e la famiglia confronta le alternative sullo stesso documento.
Il preventivo esce come documento commerciale con quota per studente, quota di iscrizione, supplementi, riduzioni, condizioni e termine di validità. Per un’agenzia che rivende programmi studio puoi lavorare sulle sue condizioni commerciali senza rifare i conti a mano.
Quando la famiglia sceglie, non si ricomincia: si conferma l’opzione e il preventivo diventa iscrizione.
- multi-opzione
- quota per studente
- quota di iscrizione
- validità
Modulo 3 — Iscrizioni e pratiche
Il preventivo confermato diventa l’iscrizione dello studente
Alla conferma nasce il fascicolo pratica con tutto già dentro: corso e alloggio, scuola partner, netti, cambi applicati, studenti iscritti, quota di iscrizione, acconto e rate, opzioni e date di release. Nessuno ridigita nulla, e nessun dato cambia di significato passando da un ufficio all’altro.
Che cosa contiene il fascicolo
- Dati della famiglia o dell’istituto e condizioni applicate.
- Righe di servizio con netto, lordo, valuta e scuola partner assegnata.
- Elenco degli studenti iscritti e loro documenti.
- Richieste alla scuola partner, stato di conferma e codici di iscrizione.
- Quota di iscrizione, acconto, rate della famiglia e saldo.
- Documenti emessi e comunicazioni inviate.
Le modifiche restano coerenti
Un cambio di turno, una settimana di corso in più, uno studente che rinuncia: la variazione si fa sulla pratica e si riflette dove serve, dalle richieste alla scuola partner ai documenti di viaggio fino al conto economico della pratica.
Lo storico resta leggibile: chi ha modificato che cosa e quando. Quando una famiglia contesta una condizione, la risposta è nel fascicolo, non nella memoria di qualcuno.
Scadenzario
Il semaforo che ti dice cosa scade oggi
Le scadenze di una pratica non sono una: c’è l’opzione data alla famiglia, la data di release concordata con la scuola partner, l’acconto, la rata, il documento dello studente che manca. Ogni scadenza ha un colore e una data.
Opzioni verso la famiglia
L’opzione ha una data di scadenza. Finché è aperta, la pratica resta in attesa di conferma e il posto è impegnato. Alla scadenza il semaforo cambia e la posizione torna in discussione, invece di restare bloccata per settimane.
Date di release verso la scuola partner
Ogni contingente ha la propria data di release. La pratica la mostra insieme al numero di posti impegnati, così chi opera sa entro quando deve confermare o restituire. Nessuno scopre una release scaduta dalla fattura della scuola.
Incassi e documenti mancanti
Acconto, rate e saldo hanno una data. Lo stesso vale per i documenti che devono arrivare dalla famiglia. Il semaforo distingue ciò che è in regola, ciò che scade a breve e ciò che è già scaduto.
A valle della pratica
Dove va a finire quello che hai inserito qui
La pratica non è il punto di arrivo. I netti e le scuole partner che hai assegnato scaricano i contingenti del turno e alimentano il tracciamento delle conferme. Gli importi diventano fattura con il regime IVA del margine art. 74-ter DPR 633/1972. Il preventivato e il consuntivo finiscono nel confronto che ti dice se quel turno ha reso quanto avevi previsto.
- Come i contingenti della scuola partner si scaricano dalla pratica
- Come la pratica diventa fattura elettronica e margine 74-ter
- Come si confronta il margine preventivato con quello consuntivato
Durante la prova gratuita la configurazione parte dai tuoi listini e dalle tue scuole partner reali: il primo preventivo lo costruisci sui tuoi prezzi, non su dati di esempio.
Domande frequenti
Come si costruisce il preventivo di una vacanza studio con corso, alloggio e volo?
Il preventivo di DBJOY si compone per righe di servizio: ogni riga porta il fornitore, il costo netto, la quantità e il prezzo di vendita. Settimane di corso, alloggio in famiglia ospitante o residence, pasti, volo, transfer, escursioni e assicurazione studenti stanno nello stesso documento, con i loro fornitori e le loro valute. Netto, lordo e mark-up si leggono mentre il preventivo prende forma, non dopo l’invio.
Posso applicare mark-up diversi per servizio, per tipo di cliente o per turno?
Il mark-up in DBJOY si ragiona sulla riga di servizio, non solo sul totale del preventivo: un volo e un corso di lingua non reggono lo stesso ricarico, e un’agenzia che rivende programmi studio non compra alle stesse condizioni di una famiglia. La configurazione delle regole di ricarico per servizio, cliente e turno si imposta in fase di avvio sui listini reali dell’operatore.
Se la famiglia chiede due alternative, devo rifare il preventivo da capo?
No. In DBJOY un preventivo può essere declinato in varianti — un alloggio diverso, un numero diverso di settimane di corso, un altro turno di partenza — partendo dalla struttura già costruita invece che da un foglio bianco. Ogni variante mantiene il proprio calcolo di netto, lordo e mark-up, così il tour operator vede subito quale alternativa regge il margine.
Cosa succede esattamente quando un preventivo viene confermato?
Alla conferma il preventivo diventa iscrizione e fascicolo pratica senza reinserire nulla: servizi, scuola partner, importi, studenti e scadenze passano dentro la pratica. Da lì partono le richieste alla scuola partner e il tracciamento delle conferme, e la pratica inizia a produrre documenti di viaggio, rate della famiglia e dati per la fattura. Il preventivo resta come versione di origine.
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