Contratti stagionali con le scuole partner, contingenti per turno, abbinamenti in famiglia ospitante, iscrizioni che arrivano a ondate da gennaio a giugno. DBJOY tiene preventivo, iscrizione, contratti, documenti dei minori e margine nello stesso database, così la vacanza studio smette di vivere in cinque strumenti che non si parlano.
Non è la quantità di iscrizioni a mettere in crisi un tour operator di viaggi studio: è il fatto che ogni pratica passa da strumenti diversi, e a ogni passaggio qualcuno riscrive a mano un dato che esisteva già.
La scuola partner fattura in una valuta, l’alloggio in un’altra, il vettore in una terza. Se il cambio usato per costruire il preventivo non resta legato alla pratica, il costo che consuntivi non è più il costo su cui avevi calcolato la quota di partecipazione.
Le quote corso e i posti in famiglia sono scritti nel contratto stagionale, ma vivono in un foglio condiviso. Nessuno sa quanti posti restano davvero su quel turno, e la data di release arriva mentre il commerciale sta ancora trattando un gruppo scolastico. Si rilascia troppo presto, o si paga il vuoto per pieno.
Il fatturato lo conosci in tempo reale. Il margine reale di quel turno, di quella scuola partner e di quel venditore lo ricostruisci a mano mesi dopo, quando il contratto della stagione successiva è già firmato e non puoi più correggerlo.
Il configuratore compone corso di lingua a settimane, alloggio in famiglia, residence o campus, volo, transfer, escursioni e servizi propri nello stesso preventivo. Ogni riga porta con sé il fornitore, il netto d’acquisto e il ricarico applicato: il mark-up e la quota di partecipazione si aggiornano mentre componi, non dopo, in un foglio a parte.
I listini delle scuole partner sono stagionali, così un turno di luglio non eredita i costi di aprile. Per i servizi acquistati in valuta estera DBJOY consente di lavorare con il cambio previsto in fase di quotazione e di confrontarlo con il costo effettivo quando la fattura della scuola arriva.
Ogni contratto con la scuola partner porta con sé il contingente negoziato: quote corso per turno, posti in famiglia ospitante, camere in residence o campus, periodi di validità e condizioni. Quando un’iscrizione impegna un servizio, il residuo si aggiorna sul contratto: il commerciale vende su un numero vero, non su una stima.
Le date di release e le scadenze delle opzioni compaiono nello scadenzario operativo, con l’elenco delle iscrizioni coinvolte. Decidere se confermare, ridurre o rilasciare diventa una scelta commerciale presa in tempo, non una scadenza scoperta il giorno dopo.
Un tour operator di viaggi studio vende lo stesso programma a mercati diversi: la famiglia che iscrive il figlio, l’agenzia o il consulente che vende programmi studio, l’istituto che porta il gruppo. DBJOY gestisce i canali sulla stessa pratica, distinguendo lo studente che parte da chi intermedia e da chi paga, con le condizioni economiche riservate al canale.
Il risultato è che a fine mese sai non solo quanto hai venduto, ma quanto ti ha reso ogni canale al netto delle condizioni riconosciute. La marginalità per pratica, destinazione, scuola partner e venditore è la stessa informazione che usi per decidere dove spingere la stagione successiva.
Un operatore di viaggi studio lavora su tre tempi diversi, spesso contemporaneamente: si contratta con le scuole partner la stagione che verrà, si opera quella in corso, si consuntiva quella appena chiusa. Con strumenti separati i tre tempi si ostacolano.
Contratti con le scuole partner, listini e contingenti per turno entrano nel sistema una volta e diventano la base di ogni preventivo. Chi quota non chiede più quale sia il listino aggiornato: lo trova nel configuratore.
Le iscrizioni corrono sullo scadenzario: conferme delle scuole, rate delle famiglie, consensi e documenti dei minori, date di release. Voucher, foglio notizie e liste partecipanti escono dai dati già in pratica, anche quando un abbinamento in famiglia cambia all’ultimo.
Il consuntivo non è un lavoro a parte: la fatturazione applica il regime del margine e il cruscotto mostra il risultato reale per turno, scuola partner e venditore, in tempo utile per rinegoziare i contratti dell’anno dopo.
Chi organizza pacchetti turistici applica il regime IVA del margine previsto dall’art. 74-ter del DPR 633/1972: margine calcolato sulla differenza fra corrispettivi e costi dei servizi acquistati da terzi a diretto vantaggio del viaggiatore, natura IVA N5 in fattura, registro delle pratiche, separazione contabile fra servizi di terzi e servizi propri.
In DBJOY questo non è un modulo fiscale aggiunto in fondo: è il modo in cui la pratica è costruita fin dal preventivo. Ogni riga di servizio sa già se è acquistata da terzi — il corso della scuola partner, l’alloggio, il volo — o prodotta in proprio, e la fattura elettronica verso lo SDI parte da quei dati.
Gli obblighi informativi verso il viaggiatore previsti dal Codice del Turismo (D.Lgs. 79/2011) e dalla Direttiva (UE) 2015/2302 sui pacchetti turistici fanno parte del flusso documentale dell’iscrizione, non di un allegato da ricordare a mano.
Configuratore di corso, alloggio e trasporto, listini stagionali, netto e lordo per riga. Il preventivo confermato diventa iscrizione senza reinserire un solo dato.
Contratti stagionali, quote corso per turno, posti in famiglia e in campus, opzioni e date di release. Sai quanto hai comprato, quanto hai venduto e quanto resta.
Regime IVA del margine art. 74-ter, natura IVA N5, registro delle pratiche, scadenzario di incassi e pagamenti, fattura elettronica verso lo SDI.
Marginalità per pratica, turno, scuola partner e venditore. La produzione per scuola diventa il tuo argomento quando rinnovi il contratto stagionale.
Anagrafica degli studenti, quote di iscrizione, rate delle famiglie, abbinamenti in famiglia, roomlist, allergie e consensi dei minori.
Area riservata per famiglie, agenzie e istituti, comunicazioni automatiche sulle scadenze, scambio dati con i sistemi amministrativi che già usi.
Un tour operator di viaggi studio compra da scuole partner in paesi e valute diverse. In DBJOY la valuta è un attributo del contratto della scuola partner, mentre la quota di partecipazione resta nella valuta in cui si fattura alla famiglia. La marginalità della pratica tiene conto del cambio applicato, così il risultato non dipende da una conversione tenuta a parte in un foglio di calcolo.
Un programma venduto su più turni non è una pratica sola. In DBJOY ogni turno ha i suoi contingenti, i suoi studenti, le sue scadenze e il suo margine, pur condividendo la struttura del programma. È l’unico modo per sapere quale turno sta riempiendo, quale è sotto la soglia di gruppo garantito e quale sta erodendo il margine con sconti dell’ultimo minuto.
Sì. In DBJOY l’agenzia o il consulente che vende programmi studio è un tipo di cliente con condizioni proprie: listini dedicati, commissioni, referenti e storico delle pratiche intermediate. Le iscrizioni dirette e quelle intermediate stanno nello stesso archivio, e la marginalità resta calcolata sul netto reale del tour operator. Nessun bisogno di due sistemi paralleli per capire quanto rende ciascun canale.
Il margine atteso di un turno si legge già in fase di preventivo, perché ogni riga porta netto e quota di vendita. Il margine reale si consolida quando arrivano le fatture della scuola partner e dell’alloggio e il costo effettivo sostituisce quello previsto. In DBJOY entrambi i valori restano sulla pratica, quindi lo scostamento è visibile mentre si può ancora reagire.
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