DBJOY non pretende di sostituire la contabilità che usi da anni né il CRM su cui il commerciale ha costruito le sue abitudini. Fa due cose: mette famiglie, docenti referenti e istituti in condizione di seguire da soli l’iscrizione dello studente, e apre i dati delle pratiche verso i sistemi che hai già.
Una parte consistente del tempo dell’ufficio non serve a vendere né a operare: serve a spostare informazioni. Rispondere alla famiglia che chiede il programma, ricordare la rata a chi non l’ha versata, ribattere in contabilità una fattura già emessa, chiedere per la terza volta la liberatoria di un minore.
La famiglia chiama per chiedere un documento che esiste già. Il docente referente scrive per sapere quanti studenti del suo gruppo risultano iscritti. Ogni risposta a voce è tempo che non torna e una possibile versione sbagliata in giro.
La rata in scadenza, il consenso dei genitori che manca, l’allotment della scuola partner che arriva a release. Finché il promemoria dipende da chi se lo ricorda, prima o poi salta.
La famiglia esiste nel gestionale e nel CRM. La fattura esiste in pratica e in contabilità. Se il collegamento non c’è, esiste una persona che fa da collegamento, e lo fa a mano.
La famiglia entra, completa i dati dello studente, carica i consensi e i documenti del minore e vede a che punto sono le rate. Il docente referente di un gruppo scolastico vede lo stato del suo gruppo: chi è iscritto, quali documenti mancano, quali scadenze si avvicinano. L’agenzia che ti rivende consulta le iscrizioni che ti ha portato.
Non sono tre prodotti diversi: è la stessa pratica vista con permessi diversi. Chi entra vede quello che gli compete e nient’altro, e quello che vede è aggiornato perché è il dato della pratica, non una copia esportata la settimana scorsa.
Le comunicazioni automatiche non sono una campagna: sono messaggi generati da un fatto accaduto in pratica. La conferma di iscrizione parte quando l’iscrizione è registrata. Il promemoria parte quando una rata della famiglia si avvicina alla scadenza. La richiesta dei documenti mancanti parte quando quel documento del minore risulta ancora assente, e le informazioni pre-partenza partono quando il turno si avvicina.
Gli alert interni seguono la stessa logica e guardano verso l’ufficio: posti in opzione in scadenza, release della scuola partner in avvicinamento, rate scoperte, gruppi ancora sotto la soglia minima. Ogni invio resta registrato, così sai sempre a chi è stato scritto, quando e con quale contenuto.
Il questionario inviato allo studente e alla famiglia dopo il rientro non finisce in uno strumento separato: le risposte restano collegate alla pratica, e quindi alla destinazione, alla scuola partner e al turno che le ha generate. È la differenza fra sapere che le famiglie sono contente e sapere quale scuola sta abbassando la media.
Il giudizio raccolto diventa un dato di prodotto, utile quando rinegozi il contratto con la scuola partner o quando decidi se ripetere quel turno la stagione successiva.
Qui sotto trovi le categorie di sistema con cui DBJOY è pensato per dialogare. Il collegamento con un prodotto specifico dipende da cosa quel prodotto rende disponibile: è una verifica che facciamo insieme prima di partire, non una promessa fatta in una pagina web.
Scambio dei dati di vendita, acquisto e incasso verso il software con cui tieni la contabilità, così l’amministrazione e il commercialista non ridigitano i documenti già emessi.
Allineamento delle anagrafiche e dello stato commerciale verso il CRM o lo strumento di email marketing che il reparto commerciale usa già, senza doppie liste di contatti.
Collegamento con i sistemi che distribuiscono disponibilità e tariffe, per evitare che i posti venduti altrove restino fuori dal conteggio del contingente per turno.
Interfacce applicative per far leggere e scrivere i dati delle pratiche a un sistema esterno, quando serve un collegamento che non rientra nelle categorie standard.
Recapito delle email transazionali collegate alla pratica: conferme di iscrizione, promemoria delle rate, richieste dei documenti mancanti, informazioni pre-partenza verso famiglie, scuole e agenzie.
Estrazione in formati aperti di anagrafiche di studenti e famiglie, iscrizioni, movimenti e report, per alimentare analisi esterne o per portare via lo storico se un giorno decidi di cambiare sistema.
Quali strumenti restano, quali dati devono viaggiare e in quale direzione. Molte integrazioni richieste si rivelano dati che DBJOY produce già e che basta esportare.
Un collegamento esiste solo se il sistema dall’altra parte mette a disposizione un modo per leggere o scrivere i dati. Lo controlliamo sul prodotto reale, nella versione che hai in casa.
Quali dati passano, con quale frequenza, cosa succede quando qualcosa non passa. Se un collegamento non è sostenibile lo diciamo prima, e si sceglie l’alternativa praticabile.
Non trovi l’elenco dei prodotti di terze parti con cui DBJOY si collega. Non è reticenza: un elenco di marchi invecchia male, cambia a ogni aggiornamento dell’altro software e finisce per promettere collegamenti che nella tua configurazione non sono replicabili.
Preferiamo dichiarare le categorie e verificare il caso concreto durante la prova gratuita, quando i tuoi sistemi sono sul tavolo e non su una brochure.
Dal gestionale alla contabilità passano i documenti di vendita, i costi dei fornitori attribuiti alle pratiche e gli elementi che servono al calcolo del margine ex art. 74-ter DPR 633/1972. Il perimetro esatto e la periodicità si concordano con l’amministrazione e con il commercialista, insieme alla decisione su quale sistema resta l’archivio di riferimento del dato fiscale.
Le richieste raccolte da un sito o da una landing page possono essere convogliate nel CRM di DBJOY, così una richiesta diventa una trattativa tracciata invece di una email che si perde in una casella condivisa. Le modalità del collegamento dipendono da come è fatto il sito e si definiscono in fase di analisi.
È la prima decisione da prendere, prima ancora di scegliere la tecnologia dell’integrazione. Per ogni oggetto condiviso — cliente, contatto, trattativa — un solo sistema deve essere la fonte, e l’altro riceve. Senza questa scelta due archivi divergono in poche settimane e qualcuno dovrà riconciliarli a mano. DBJOY può stare da entrambi i lati del flusso.
Un’integrazione via API è un accesso ai dati aziendali a tutti gli effetti, quindi va trattata come tale: credenziali dedicate al sistema chiamante, permessi limitati agli oggetti che servono davvero, possibilità di revoca. Modalità di autenticazione, oggetti esposti e limiti d’uso delle API di DBJOY vengono documentati in fase di analisi dell’integrazione.
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Configuriamo insieme il sistema sui tuoi listini, le tue scuole partner e le tue destinazioni. Alla fine dei tre mesi decidi tu, senza vincoli.
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