Il quarto modulo di DBJOY governa le scuole partner e la disponibilità: contratti e listini stagionali, posti corso e letti in alloggio per turno, vendita e rilascio, date di release e conferme del partner. La disponibilità è un dato del gestionale, non un foglio che qualcuno aggiorna a mano.
Il fornitore principale non è l’hotel: è la scuola di lingua partner all’estero, con l’alloggio che ne dipende, i transfer, i vettori e le assicurazioni studenti. Ogni fornitore ha in DBJOY la sua scheda con referenti, valuta, condizioni di pagamento e i contratti attivi per stagione.
Il contratto porta i listini per turno, le commissioni, i pacchetti corso+alloggio, i supplementi e le condizioni di cancellazione. Quando componi il preventivo, il netto arriva dal contratto, non da un file che qualcuno ha ricevuto via email.
Una scuola partner all’estero fattura nella sua valuta. DBJOY tiene il netto nella valuta del contratto e il cambio applicato alla pratica, così il costo reale resta confrontabile con il prezzo di vendita.
Date di release, penali, termini di saldo e condizioni di cancellazione fanno parte del contratto e si ripresentano su ogni pratica che usa quella scuola.
Un contingente è l’insieme di posti che la scuola partner ti riserva su un turno: posti corso, letti in famiglia ospitante, camere in residence o in college. In DBJOY è caricato per turno, tipologia e scuola. Quando una pratica iscrive due studenti, il residuo scende di due posti: non c’è un secondo posto in cui aggiornare il conteggio.
Il quadro della disponibilità mostra per ogni turno quanto hai a contratto, quanto è impegnato da opzioni, quanto è confermato e quanto resta libero. Un letto in famiglia ospitante però non è una camera d’albergo: l’abbinamento ha vincoli che un allotment alberghiero non ha — età dello studente, lingua madre, allergie e diete, distanza dalla scuola, un solo studente italiano per famiglia.
Un posto si perde quando scade un’opzione, quando scade una release e quando una richiesta on request non viene chiusa. DBJOY tiene tutte e tre sotto lo stesso scadenzario.
L’opzione data alla famiglia impegna il contingente per un tempo definito. Alla scadenza la pratica si segnala da sola: o si conferma, o il posto torna vendibile ad altri.
Alla data di release il contingente non ancora venduto torna alla scuola partner. DBJOY la mostra in anticipo sulla pratica e sul quadro disponibilità, così la decisione di tenere o restituire è una scelta e non una dimenticanza.
Quando un servizio non è a contingente — una dieta particolare, un transfer fuori orario, una famiglia in una zona precisa — la richiesta parte alla scuola e resta on request finché non arriva la conferma. Lo stato è visibile in pratica, e il commerciale sa che cosa può promettere alla famiglia.
La richiesta alla scuola partner parte dai dati della pratica: turno, corso e livello, alloggio, numero di studenti, nominativi quando servono. Lo stato passa da inviata a confermata e ospita il codice di iscrizione della scuola.
Il codice resta agganciato alla riga di servizio. Quando la scuola chiede chiarimenti a due mesi di distanza, il riferimento è nella pratica, non in una email archiviata.
Il netto confermato dalla scuola si confronta con il netto previsto in preventivo. Le differenze emergono quando si possono ancora discutere, non a stagione chiusa.
Penali, cambi di alloggio e variazioni dell’ultimo momento restano attaccati alla pratica che li ha generati, così il costo finisce sul turno giusto.
Quando arriva il momento di rinnovare il contratto con la scuola, la differenza fra chiedere una commissione migliore e ottenerla è avere il dato. DBJOY tiene la produzione per scuola partner: quanti studenti iscritti, quante settimane di corso, quali alloggi, su quali turni e con quale marginalità per te.
Un contingente contrattato e mai venduto costa in trattativa quanto un contingente venduto male. Vedere i due numeri insieme cambia che cosa chiedi e che cosa concedi.
Sono due condizioni contrattuali diverse e in DBJOY restano distinte. Un servizio in allotment ha un contingente già garantito dalla scuola partner, con un periodo di validità e una data di release. Un servizio su richiesta va confermato caso per caso, quindi la pratica resta in attesa finché la scuola non risponde. Cambia cosa il venditore può promettere alla famiglia.
La data di release in DBJOY è una scadenza del sistema, non una nota su un foglio: arriva dal contratto della scuola partner e compare insieme al contingente contrattato, venduto e residuo. Il tour operator vede quanti posti restano invenduti prima di dover decidere se tenerli o restituirli. Il rilascio effettivo segue le condizioni concordate con quella scuola.
In DBJOY il costo previsto in fase di preventivo e il costo effettivo della fattura della scuola restano entrambi attaccati alla pratica. La differenza fra i due è ciò che sposta davvero il margine: un supplemento non previsto, un cambio valuta diverso, una settimana di corso in più. Vederla pratica per pratica evita di scoprirla solo a fine stagione.
Il contratto di una scuola partner in DBJOY porta con sé i listini per turno, le commissioni applicate e la valuta in cui si acquista. La stagionalità è un dato del listino, quindi il preventivo prende il prezzo giusto in base alle date del turno invece di richiedere una verifica manuale su un PDF. Le condizioni particolari restano leggibili sulla scheda della scuola.
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