Il preventivo per la scuola ha regole sue
Quota per studente a scaglioni di partecipanti, gratuità per gli accompagnatori, validità dell’offerta, condizioni di recesso. Ogni voce cambia il totale che l’istituto porta in delibera.
Per chi
Il gestionale di chi vende viaggi studio alle scuole
Qui il cliente è doppio: l’istituto che chiede il preventivo, delibera e firma, e le famiglie che pagano quota e rate. In mezzo ci sono decine di iscrizioni, i dati di studenti minorenni, gli accompagnatori e una soglia di partenza da rispettare. DBJOY è costruito su questo lavoro.
Il problema
Con un istituto lavori su due clienti nella stessa pratica
La scuola ha i suoi tempi: richiesta di preventivo o bando, delibera, docente referente che raccoglie le adesioni. Le famiglie hanno i loro: quota, rate, documenti del figlio. E la scuola partner pretende numeri certi entro una data.
Consensi, espatrio, allergie e diete
Consenso dei genitori, documenti di identità e di espatrio, dati sanitari, allergie e diete. Sono dati di studenti minorenni, spesso categorie particolari: non possono girare per email e non possono restare in un file condiviso.
La roomlist cambia fino alla vigilia
Un ritiro, un’aggiunta, due studenti da separare, camere da comporre per genere ed età, gli accompagnatori da sistemare. Se la roomlist vive fuori dalla pratica, ogni modifica va riscritta in quattro documenti diversi.
Il gruppo è garantito solo sopra la soglia
Sotto il numero minimo di adesioni la partenza non parte, o parte in perdita. Quella soglia va guardata mentre le iscrizioni entrano, non ricontata a mano ogni lunedì quando la scuola chiede conferma.
Come lavora DBJOY
Dall’iscrizione alla partenza, sullo stesso dato
Le iscrizioni arrivano dal portale o dal referente
Famiglie e docente referente compilano i dati dello studente nel portale iscrizioni, senza moduli cartacei da ritirare in segreteria e ribattere in ufficio. Consensi dei genitori, documenti di espatrio, dati sanitari, allergie e diete arrivano già collegati alla pratica del gruppo giusto.
Il docente referente vede lo stato del suo gruppo: chi ha aderito, chi manca, quali documenti non sono ancora stati caricati. L’ufficio smette di fare da centralino fra istituto e famiglie.
- portale iscrizioni
- istituto
- docente referente
- famiglia
- consensi
Quota per studente, rate delle famiglie, fattura all’istituto
Il piano di pagamento non è del gruppo: è di ogni singola famiglia. DBJOY gestisce la quota di iscrizione che blocca il posto e le rate successive fino al saldo, con la posizione aggiornata studente per studente.
Chi è in regola, chi è indietro e di quanto si legge sulla pratica, non in un foglio parallelo. I solleciti alle famiglie in ritardo partono dai dati reali, e l’amministrazione riconcilia gli incassi sapendo a quale iscritto appartiene ogni versamento.
Quando paga l’istituto, la fattura esce a suo nome nel regime IVA del margine art. 74-ter e alle famiglie restano le ricevute: il posto dove leggere il quadro resta la pratica del gruppo.
- quota per studente
- rate
- saldo
- fattura all’istituto
- ricevute
Roomlist, abbinamenti e documenti dalla stessa pratica
La composizione delle camere si costruisce sugli studenti già iscritti, con le tipologie previste dal contratto della scuola partner e le regole del gruppo: divisione per genere ed età, accompagnatori in singola, abbinamenti chiesti dall’istituto.
Voucher, foglio notizie, liste studenti, elenchi per la scuola e polizze escono dagli stessi dati. Se un iscritto si ritira la vigilia, aggiorni la pratica: i documenti seguono, senza copia-incolla e senza tre versioni in circolazione.
- roomlist
- abbinamenti
- foglio notizie
- voucher e polizze
Minori e riservatezza
Qui i dati dei minori sono il caso normale, non l’eccezione
Su un gruppo scolastico l’interessato è un minore, chi presta il consenso è chi esercita la responsabilità genitoriale, e l’istituto è un soggetto terzo che partecipa al flusso. Il GDPR chiede di sapere in ogni momento quali dati raccogli, perché li raccogli, chi può vederli e per quanto tempo li conservi.
DBJOY raccoglie i dati dello studente, i consensi e le liberatorie dentro la pratica, non in allegati che viaggiano via email: restano associati all’iscritto, con traccia di chi li ha caricati.
- Dati dello studente minorenne raccolti insieme al consenso di chi esercita la responsabilità genitoriale.
- Consensi, liberatorie e documenti di espatrio conservati nel fascicolo della pratica, non in cartelle condivise.
- Allergie, diete ed esigenze sanitarie visibili solo ai profili che devono operare su di esse.
- Profili e permessi per distinguere chi vende, chi opera e chi amministra.
- Storico delle comunicazioni inviate alle famiglie e all’istituto.
Questa pagina descrive il funzionamento del software. La definizione dei ruoli di titolare e responsabile del trattamento e delle basi giuridiche resta una scelta dell’operatore e del suo consulente.
Gruppo garantito, accompagnatori e gratuità
Le decisioni che fanno partire il viaggio
Un viaggio studio non si conferma quando piace: si conferma quando i numeri tengono. DBJOY tiene sotto controllo i tre numeri che contano.
La soglia di gruppo garantito
Ogni partenza ha il numero minimo di partecipanti sotto il quale non è sostenibile. La pratica mostra a che punto sei mentre le adesioni entrano, così decidi di confermare, di spingere le iscrizioni o di riformulare l’offerta prima della release della scuola partner.
I docenti accompagnatori
L’accompagnatore è un partecipante con un ruolo diverso: sistemazione dedicata, documenti propri, condizioni economiche proprie. In DBJOY sono anagrafiche distinte dentro lo stesso gruppo, non righe aggiunte a mano in fondo alla lista.
Le gratuità
Il rapporto studenti/accompagnatore e le gratuità concordate con l’istituto incidono direttamente sul margine. Gestirli dentro la pratica significa vedere subito l’effetto di una gratuità in più sul risultato della partenza, non a conti chiusi.
Comunicazioni
Le famiglie hanno bisogno di risposte, non di telefonate
Nella settimana prima della partenza l’ufficio riceve la stessa domanda decine di volte: a che ora è l’appuntamento, cosa portare, quale documento manca, quando scade la rata. Ogni risposta data a voce è tempo che non torna.
DBJOY rende disponibili nell’area riservata i documenti del gruppo, a istituto e famiglie, e invia comunicazioni collegate alla pratica: conferma dell’iscrizione, promemoria di una rata in scadenza, richiesta di un consenso o di un documento mancante.
- Documenti di viaggio del gruppo disponibili a istituto, docenti accompagnatori e famiglie.
- Conferme e promemoria generati dallo stato reale della pratica.
- Richiesta automatica dei consensi e dei documenti ancora mancanti.
- Survey post-viaggio collegata alla pratica, per raccogliere il giudizio dell’istituto.
I moduli che userai di più
Da dove parte chi lavora con gli istituti
Studenti, gruppi e accompagnatori
Anagrafica degli studenti, quote e rate per famiglia, roomlist e abbinamenti, allergie e diete, soglia di gruppo garantito, gratuità degli accompagnatori.
Documenti di viaggio
Roomlist, liste studenti, foglio notizie, voucher, polizze ed elenchi per la scuola escono dai dati della pratica e si aggiornano quando la composizione del gruppo cambia.
Preventivi e iscrizioni
Il preventivo per l’istituto si costruisce a quota per studente e a scaglioni, con gratuità, soglie e validità dell’offerta. Confermato, diventa pratica senza reinserire nulla.
Scuole partner e alloggi
Corso di lingua, camere, posti bus e attività didattiche vivono sul contratto della scuola partner, con contingente residuo e date di release sotto controllo.
Portale e comunicazioni
Area riservata per istituti, docenti referenti e famiglie, con documenti sempre disponibili e comunicazioni automatiche su rate e documenti mancanti.
Dati e riservatezza
Dati degli studenti minorenni, consensi e documenti di espatrio trattati secondo il GDPR, con profili e permessi che limitano l’accesso a chi deve davvero vederli.
Domande frequenti
Come si costruisce il preventivo per un istituto scolastico?
La quota per studente cambia con gli scaglioni di partecipanti, e sopra ci sono le gratuità per gli accompagnatori e il rapporto studenti/accompagnatore concordato. In DBJOY il preventivo si costruisce su questi parametri e mostra insieme la quota individuale e il totale del gruppo, con validità dell’offerta e condizioni di recesso. Confermato dall’istituto, diventa pratica senza reinserire nulla.
Come si seguono le rate delle famiglie senza rincorrerle per email?
Ogni famiglia in DBJOY ha la propria posizione di pagamento: quota di iscrizione, rate con le loro scadenze, versamenti registrati e saldo mancante. Vedi chi è in regola e chi è in ritardo senza sommare bonifici a mano. Il sollecito parte da un dato del sistema, e il docente referente riceve il quadro complessivo del gruppo, non il dettaglio delle singole famiglie.
Stage linguistici e PCTO si gestiscono come gli altri viaggi con le scuole?
Sì. Cambiano il programma e i documenti che l’istituto chiede, non la struttura: una pratica di gruppo con la scuola come cliente, gli studenti iscritti sotto, il corso di lingua e l’alloggio comprati dalla scuola partner, le rate delle famiglie e gli accompagnatori con le loro gratuità. Un viaggio d’istruzione con corso di lingua si imposta allo stesso modo.
Come tengo sotto controllo i documenti mancanti dei minori prima della partenza?
In DBJOY i documenti richiesti sono attesi sulla scheda del singolo studente: documento di identità, consenso dei genitori, autorizzazione all’espatrio, allergie e informazioni sanitarie rilevanti. Ciò che manca resta visibile sulla pratica di gruppo, quindi il controllo prima della partenza non è una revisione manuale di cento cartelle. I dati dei minori restano accessibili solo agli utenti che devono usarli.
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